こんにちは。スクラムマスターの渡部です。
この記事は、UniFa Advent Calendarの記事でもあり、ファシリテーター Advent Calendarの記事でもあります。
さて、本題であるファシリテーションに触れる前に、誤解の無いよう（期待値調整のために）少し僕自身についてお話しておこうと思います。
はじめに、僕はファシリテーションを専門に働いている訳ではありません。
スクラムマスター 兼 プロダクトマネージャーとしていろんなMTGに参加していたり、最近トライし始めた新たな試みとして、6つの開発チームでふりかえり導入支援をしていたりと、「話したりファシリテーションする機会」がちょっと多いだけの人です。
今回は、そんな僕がいろんなMTGでファシリテーションするときに気をつけていることのご説明と、実際にそのMTGに参加していた人に「実際どうだったか？」「どう思ったか？」などをインタビューしてご紹介していきます！
ファシリテーションするときに意識していること一覧
結構たくさんあったので、箇条書きで列挙しておきます。
各項目についての詳細説明は、次の章で行っていきます。
事前〜MTGの冒頭でやること
- そもそも僕たちは何のために集まっているのかを明確にする
- 今日、いま、この時間で達成したいことを明確にする
- 今日、いま、この時間で話さないこと、気にしないことを明確にする
- どんな動きを期待しているかを、各々に明確に伝える
- チェックイン
MTG中にやること
- アイデアを出すときは、シンキングタイムを明確に取る
- 自分が感じ取ったことを素直に伝える
- 発言という行為そのものに対して感謝し、歓迎する
- 発言内容が分かりにくい場合は、感謝を伝えた上で、追加の説明を求める
- それでも分かりにくい場合は、言い換え確認・具体例で確認する
- 「アイデアをたくさん出す時間」と「1つのアイデアを深ぼる時間」は明確に分ける
- その場で話すべきでないことは、避難させる
- 意見が採用されない場合は特に、理由や考え方を即、明確にフィードバックする
①そもそも僕たちは何のために集まっているのかを明確にする
これが明確でないと、議論をしているようで明後日の方向に全力で進んでしまったり、同じことを目指していると信じていたのにアウトプットを見てみたら全く別の何かをイメージしていたり、人によってこだわるポイントがバラバラでまとまらなかったりと、非常に悲しい結末を迎えてしまうので、まずはここを明確にするのが一番だと思っています。
開発プロジェクトであれば、序盤にインセプションデッキ*1をみんなで作るプロセスを経ることで達成されているかなと思います。*2
プロジェクトではないスポットのMTGにおいても、インセプションデッキほど準備してすり合わせることはしないのですが、どんな課題があって、どんな状態にしていきたいのか？などは明確にするようにしています。
ここが明確になるだけで、議論で意見が割れた時や、「もっとこんなことしたいよね」という意見が出てきたときに、「そもそも僕たちは◯◯を達成したいんだから、そう考えるとA案は確かに良いけど、今は逆にやらない方が良いよね」のように、全員が納得感を持ってブレずに話を進めていくことができるようになります。
②今日、いま、この時間で達成したいことを明確にする
いわゆる「MTGのゴール」を明確にしています。
「ゴールを明確に」と言っても、人によってイメージが異なると思いますが、僕の場合はできる限り具体的な状態を設定して、「なぜそのゴールにしたのか？」も含めて冒頭で説明しています。
＜例＞ 想定シーン：運用しているサービスで何らか不具合が発生し、原因調査が終わったあとのMTG ### MTGのゴール * 現状発生している◯◯問題について、原因・影響範囲を全員が理解できた状態 * これ以上問題を広げないために、各所で実施する暫定対応の方針が決まり、実施に向けて動き出せる状態 * 方針が決まらない場合、決めるために何をするべきかを全員協力してリストアップできた状態
ここが明確なだけで、どのようなスタンスでMTGに臨むべきか、何にフォーカスして話すべきかがわかってきますよね。
③今日、いま、この時間で話さないこと、気にしないことを明確にする
全てのMTGで決めている訳では無いのですが、逆に「やらないこと」も明確にする場合もあります。
大まかな方針のすり合わせをしたい場合は「詳細な仕様を詰めることは話さない」だったり、デザインの話をしたいときには「些末な表記の揺れについては話さない」だったり、問題Aについての対策を話すときは「そもそも問題Bもあって〜」のような「近しいけど別問題の話はしない」だったりです。
＜例＞ 想定シーン：②の続き ### やらないこと、話さないこと * 同時に△△の問題も発生しているが、別問題であり、〜〜で解消予定なので話さない。 * 恒久対応は、〜〜で追加調査が必要なため、ここでは話さない。詳細判明後に改めてMTGをする。
④どんな動きを期待しているかを、各々に明確に伝える
各参加者に対して、具体的にどのような振る舞いを期待しているかを明確に伝えることがあります。
例えば、「いろんなアイデアを検討したいから、とにかくたくさんの意見を出して欲しい」「◯◯の視点で、困ることがあったら教えて欲しい」「どのような発言でも絶対に批判しないから、本当にちょっとした気付き、思ったこと、感想でもなんでも発言してほしい」などです。
ここを明確にコミュニケーションするだけで、各々が積極的に参加しようと動いてくれるので、非常にスムーズに進行することができるなと感じています。
ファシリテーションをするとき、自分一人だけの頑張りでうまく進められるほど、MTGは簡単ではないので、そこはチームを信じて期待を明確に伝えて、頼ることは頼るということが重要だと思います。
⑤チェックイン
主にふりかえりや、自由な考えでアイデアを出してほしいMTGの前には、チェックイン（場作りのアクティビティ）を実施しています。
アクティビティには色々な種類がありますが、場作り（場の設定）のアクティビティでは主に、「参加者それぞれに口を開いてもらう」ことをしています。
アジャイルレトロスペクティブズによると、以下の説明があります。
部屋にいる全員に口を開いてもらう。最初に喋らなかったら、ずっと何も喋らなくてもいいという暗黙の了解を得たと思ってしまう。レトロスペクティブの肝はグループで考え、一緒に学んでいくことなので、全員参加が不可欠である。*3
冒頭で一言でも発言をすることで、その後の本題のところでも、発言を自然と促すことに繋がるということで、実際にその効果はあるなぁというか、チェックインの有無で全然その後の雰囲気が変わるなぁという印象です。
僕がよく使うのは、次のようなアクティビティです。
- チェックイン（いまの気持ちや、MTGの時間に期待することを、一言で話してもらう）
- Good & New（Goodだったこと、Newだったことを、一言で話してもらう）
- 発想ゲーム（3分などと時間を決めて、今週起こった出来事、思ったことなどを思いつく限りで順番に発言していく）
他にも色々なアクティビティがありますが、複雑なことをする必要は無いので、まずは上記のどれかか、「昨日の晩ごはんは？」等の話題から初めていただくと良いかもしれません。
因みに、だいたいいつものこの時間で10分くらい使っています。
⑥アイデアを出すときは、シンキングタイムを明確に取る
個人個人の意見や捉え方を尊重したい場合や、一体感を感じて欲しい場合などは、3分などシンキングタイムを取って、各自のPC上でメモを取ってもらい、時間が終わったら共通のページに書き出してもらうことをしています。
問いを投げかけたそばから発言していくスタイルだと、どうしても声の大きい人だけが目立ってしまったり、最初の意見にアンカリング効果が働いてしまったり、「自分と違う意見だから出すのはやめておこう…」と発言の芽を潰してしまうということが起こりえます。
また、人によってはじっくり考えるのが合うタイプだけど、どんどん話が進んでしまうと考える時間が取れず、参加するタイミングを逃してしまうこともあり得ます。
全ての問いかけに対してシンキングタイムを設けることは時間的に難しいのですが、多様な意見を出して欲しいときだけでもこういった方法を取り入れることで、多くの人の多様な意見を表面化させ、気付きが多く、納得感のある時間にすることができます。
⑦自分が感じ取ったことを素直に伝える
話を聞いていく中で、表情や言い方から「言いにくそうだな」「ちょっと発言を迷ってるのかな」「難しい問題を考えているのかな」と僕が思ったら、それをそのまま「僕にはそう思えた」ということを伝えるようにしています。
僕の聞き方としては、例えば以下のようなイメージです。
「もしかしたら僕の勘違いかもしれないけど、何かひっかかってる感じあるように見えたんだけど、どう？97%問題ないけど3%微妙なんだよな〜的な雰囲気を感じたんだよね。ちゃんとした言葉にするの難しかったら、雰囲気とか、単語だけでも教えてくれたらそこから質問するよ！」
という感じです。
これで何も問題なければそれはそれで良いですし、まだ誰も感じていなかった小さな違和感を引き出すことができれば、それはチームとして大きな財産になります。
実際、同じようなシーンに週1回程度の頻度では遭遇していて、何かしらの問題が潜んでいたか、そもそも前提が違っていたことに気付くなどの大きな気付きがありました。
また、はじめの内は「言っていいかどうか迷う」という状況だったとしても、「どのようなことでも丁寧に聞いていくよ」というスタンスを取り続けることで、徐々に自信を持って恐れずに発言してもらえる状態にもなっていくと思います。
⑧発言という行為そのものに対して感謝し、歓迎する
発言があったとき、「発言の内容」と「発言するという行為そのもの」を分けて考えていて、内容がどのようなものであっても、行為に対して「ありがとう！」「良いね！」「すばら！」と感謝を伝え、行為を歓迎するフィードバックを忘れず送ります。
心理的安全性のつくりかた*4でも説明がありましたが、発言した時に内容に対してネガティブなフィードバックがあったとき、人は「発言することは自分にとって損だ」と学習してしまい、次回以降発言しなくなっていくことになります。
内容がどのようなものであったとしても、発言そのものは歓迎される行為のはずですよね。
ですので僕は、歓迎される振る舞いに対しては、その内容やクオリティ問わず、「その行為、振る舞いを歓迎する」ことを明確にフィードバックしています。
⑨発言内容が分かりにくい場合は、感謝を伝えた上で、追加の説明を求める
そうは言ったものの、発言内容がわかりにくかったり、曖昧な言い方になっている場合はどうしてもあります。（責めている訳ではなく、MTGにはそれぞれ専門分野の異なる人が集まることが多く、僕は中でも専門性の無いタイプなので、みんなの言うことを僕が理解できないことが多いんです）
そのような場合は、行為に対して感謝を伝えた上で、正直に追加の説明を求めます。
具体的には以下のようなイメージです。
「なるほど！提案してくれてありがとう！僕がまだイメージついていないから、○○の部分についてもう少しわかりやすく説明してもらえますか？」
このようにお願いすることで、知識の無い人（主に僕ですね）でもわかるような言い方で説明し直してくれるので、大抵の場合は解決します。
⑩それでも分かりにくい場合は、言い換え確認・具体例で確認する
ただ、やはりそれでも分かりにくい場合（僕が理解しきれない場合）はあります。
そのような時は、「認識があってるかの確認でちょっと言い換えるんだけど、こういうことかなぁ？」と言い換え確認をしたり、「例えば、○○○の場合に、△△△になるっていうことかなぁ？」と、具体的な例を挙げてイメージがあっているかの確認をしていきます。
ここまですることでお互いのイメージが非常に明確になってきます。
そうすることで、そこから新たな問題に気づけたり、そもそもお互いは同じものをイメージしていて捉え方が違っていただけということに気づけたり、実はうまく整理できていないまま話していたことが整理できる、ということがあります。
⑪「アイデアをたくさん出す時間」と「1つのアイデアを深ぼる時間」は明確に分ける
議論をしていく中で、たくさんのアイデアを出していろんな可能性を探っていきたい時と、1つの良いアイデアを如何に実現させるかを詰めていきたい時が分かれると思います。
この時、1つアイデアが出たあと、それの深堀りに時間を掛け過ぎてしまうと、思考が「アイデアの具体化」に向いてしまって他の可能性に目を向けにくくなるなぁと思っていることと、単純に時間も無くなって、他のアイデアがでてくる可能性を潰してしまうと思っています。
1つアイデアが出たら、そのアイデアがどんなものかさえわかれば、深堀りは一旦置いておき、「他に面白そうなアイデアはある？？なんでも大丈夫だよ！」と可能性を広げる時間を明確に取っています。
一旦落ち着いたな、と思ったタイミングで、投票するなりみんなに改めて意見を聞くなりで最も有力そうなアイデアに絞ったり、冷静に見返すと全てのアイデアが似たことを言っている場合があるので、全てを満たす新たなアイデアを作ったりしてから、1つの深堀りを初めていきます。
アイデアが出にくいなと感じたら、不採用の前提で僕から極端なアイデアを2~3提案したりすることもあります。
⑫その場で話すべきでないことは、避難させる
議論をしていると、「言ってることは正しいし、どこかで考えなければいけないことだけど、いまこの時間で話すべきではない」ということがどうしても出てきます。
全ての問題を考えていく時間が取れれば良いのですが、かなしいことにそんなことをしていたら僕は何も成し遂げることのないまま、気づいたらプロジェクトの終盤に…なんて事態になるでしょう。
開発する機能もスコープを明確にして細かく優先順位を付けて並べるように、考えなければいけない課題もスコープを明確にして、重要な順番で考えていく必要があります。
もし議論の中でそのような話題が出てきた場合は、やはり先ずは感謝を伝え、適切な場所に記録をした上で、「この課題はたしかに重要ですね！一旦メモして残しておくので、いつorどこの場で改めて検討しましょうか。気づいてくれて本当にありがとう！」とフィードバックします。
こうすることで、限られたMTGの時間のなかで、本当にいま解決するべきこと、決めるべきことをスムーズに進めることができるようになります。
⑬意見が採用されない場合は特に、理由や考え方を即、明確にフィードバックする
最後に、出してもらったアイデアや意見が採用されなかった場合に意識していることを説明します。
全てのアイデアや全員の意見を取り入れたいと思ってはいるのですが、プロジェクトの方針と合わなかったり、別の問題が発生してしまうなどで取り入れられない場合はどうしてもあります。
その場合、やはり先ずは感謝を伝えたうえで、採用されなかった理由や、今回どのように考えたのかを、即、明確にフィードバックを行うようにしています。
例えば、以下のようなイメージです。
「その意見は◯◯の観点では100点満点の正解だと思った！やっぱりその点では◯◯さんが一番理解してるなって思う。ただ今回は、プロジェクトとしてこれこれの課題を最優先で解決したいと思っているから、これを優先することにしました。提案してくれてありがとう！！あと、今回は採用されなかったけど、今後もぜひその観点でどんどん意見を出して欲しい。各々が各々の目線での理想を考えるから、高いレベルの妥協点が見つかると思ってます。妥協点を探すのは、僕に任せて！」
以前、大きなリニューアルプロジェクトの際に、当時一緒に仕事をしていたテスターさんと似たような会話をしたことを今でも思い出します。
テスターさんとしては、品質をできる限り高い水準にするためにアレコレと意見を出してくれました。ただやはり無限にそこを追求することはできず、やれないことはたくさんありました。
「チームとしてはそうあるべきだと思う。今後も全てをやれることはなかなか無いと思うけど、引き続き品質を高めるためにたくさん意見を出して欲しい」と。
実際にやってみてどうだった？
ここからは、実際にMTGに参加してくれていた人に、ラフに感想をもらって行こうと思います！
協力いただいた小林さん、徳重さん、ありがとうございました！
「僕としてはこんなことを意識してるな〜って思ってるんですが、実際参加しててどうでした？」
「インセプションデッキ、すごいよかった！全員の間で、プロジェクトのゴールの共有とか、優先順位とか、やらないこともちゃんと合意できていたと思う。」
「プロジェクトを始めるときはなかなかこういうことってやらなくて、これまではどちらかというと会議の主催者が一方的に決めて伝えることが多かったと思う。」
「こういう形で、みんなで合意をとるということは良いなって思いました。優先順位の合意って、結構やれる機会が少ないから、それが事前にあったのはとてもよかった！そのおかげで、その後の議論もやりやすかったと思う！」
「私は、チェックインがすごいよかったって思った！メンバーが変わっても、お互いのことを理解できて、会議の中でも発言がしやすくなったなって思います。 ”発言する場” としてのMTGが活きてたように思う！」
「あとは、これまでは意見を出す時間がそもそも無くて、Yes / Noだけの一方通行のMTGが多かった。MTGの時間を使って、みんなで意見を出して（プロダクトを）作っていくってことは無かった。」
「もしくは、意見を出せたとしても、みんなの方向が決まってなくてバラバラになっちゃったり…最初にゴールを明確にしてみんなで合意することと、発言そのものを歓迎する雰囲気、違う意見がでたときに避難させることをしたお陰で、うまくまとまったなって参加していて凄い感じた！」
「お〜なるほど！ありがとうございます！！！」
「確かに、その場で話すべきでないことを、べーさん*5が、それは別の場で話しましょうって脇に置くことが何回かあったな〜と思いますね。あとそのとき、別の場をすぐに設定するのは素晴らしいと思った！他のMTGでもそういうシチュエーションは出てくるけど、すぐ設定するのはなかなかできないなぁと思っていて、見習おうと思ってます！」
「あ〜たしかに。脇に置いたことをそのままにしちゃうと、MTGが終わったら何のことかわからなくなっちゃったりするから、MTGの最後にアクションを明確に設定することも意識してますね〜！」
「質問です！例えば1時間のMTGをやるとき、何を話そうとか、大枠を決めてたりするんですか？自分がMTGをやろうとすると、溢れたら溢れた分だけ話しちゃって…」
「大枠までは決めて無いですね！もうホント、事前に考えてることは②③に書いたこと（ゴールとスコープの明確化）くらいですよ！多分5〜10分かからないくらいだと思う。」
「そうなんですね～！でもその5〜10分を取れてないケースって多いと思いました…」
「あと、プロジェクトのふりかえりはすごい面白かった！！！プロジェクトを通して何を得られたかが整理できたし、次の材料にできた！良い流れもでてきたし、問題への取り組みの姿勢を学べたと思う！」
「ふりかえりだと、チェックインは他のMTGではやってないですね〜。あれはやった方が良いなって思いました！」
「ベーさんが使ってるのを見て、Jamボードは（社内の他の場所でも）使った方が良いかもって思ってきました！」
「なるほど〜！色々ありがとうございます！！」
ファシリテーションというよりは事前の作業ですが、インセプションデッキは大好評ですね！
やっぱり、全員が同じものをイメージできていると、その後のあらゆるコミュニケーションが活発になるし、ムダも減るし、良いことづくしだな〜と改めて思います。
実際の中間ふりかえりで出てきたコメント
続いて、インタビューの中でも出ていた「プロジェクトのふりかえり*6」で使用したJamボードもお見せしたいと思います。*7*8
MAD
SAD
GLAD
課題もまだまだたくさんありますが、「意見を言いやすい」と思ってもらえていることがわかり、ホッとしますね…
そもそも意見を言い難い状態だと、一見スムーズに進んでいるように見えても、後から問題が発覚したり、個人個人は悶々とした状態で仕事をすることになって、パフォーマンスも上がらないですよね。
最後に
長々と書いて見ましたが、ご覧の通り、ファシリテーションや対話について体系的に知識がある訳では無いので、そこは今後の課題として僕の心のバックログに積んでおこうと思います。
書いてあることで分かりにくいところなどあれば、修正・補足説明していきたいと思いますので、お気軽にご連絡ください。
ここまでの長文を読んでいただき、ありがとうございました！
*1:超手短に理解したい場合はこのブログがオススメです！ takaking22.com
*2:インセプションデッキは、アウトプットそのものももちろん大切ですが、なによりもそのアウトプットを関係者みんなが考えをすり合わせながら一つのモノにしていくプロセスにこそ価値があるので、ぜひみんなで作ってみてください。
*3:アジャイルレトロスペクティブズ 強いチームを育てる「ふりかえり」の手引き より
*5:ユニファにおける渡部の愛称
*6:正確には、プロジェクトはまだ継続中なので中間ふりかえりです。
*7:参加者には了承済みです。
*8:記載内容は、公開しても問題ないであろう程度にボカしたり書き換えたりしていますが、ほぼそのままです。
