みなさんこんにちは！ スクラムマスターの渡部です。
今回は開発とは直接関係は無いのですが、私達の日々の生産性に大きな影響を与えるツールであるSlackを活用する上で、注意した方が良いと私が考えていることについてお話していきます。
「相手の返信ペースに合わせること」や「目上の人の入力中表示の場合は待つこと」などの儀式のようなものではありません。
実際に日々のコミュニケーションがスムーズになるもので、すぐに使える・意識できるものになっています。
複数書いていますが、全部を一度に変えてみるのは大変ですので、先ずはなにか一つ、みなさんの中で「お、これは！」と思ったものから順番にチャレンジしてみていただくのが取り組みやすいかと思います。
目次
気をつけたいこと
チャンネル入りすぎ問題
たくさんのチャンネルに本当に入らなければならない方は一定いるとは思いますが、恐らくSlackを使っている方の殆どが、実際にはそこまでコミュニケーションしていない多くのチャンネルに入ったままになっているかと思います。
そうなると、どんな問題が起こるのでしょうか？
＜どんな問題が起こるか？＞
- チャンネル一覧の視認性を下げ、本当に見るべきチャンネルを探しにくくなります。毎日のことですので馬鹿にできませんね…
- それぞれのチャンネルでコメントがあったとき、特に
@here等が使われたときに意識がそちらへ向いてコンテキストスイッチ*1が発生し、「なんだか集中できない」状況になります。集中できないことにはしっかりと理由があるんですね！
＜どうすべきか？＞
- 不要な（自分が常にウォッチしてないと業務が回らない）チャンネルからは勇気を持って抜けてください。大丈夫です。必要になったらチャンネルの中からちゃんと呼び戻して貰えます。チャンネルから抜けることは悪いことではありません。
- 抜けにくい場合、例えば部署で「1週間コミュニケーションしていなければ抜ける」等の基準を決めて、それを過ぎたら機械的に抜けるようにしてみてください。
- どうしても抜けられない場合、先ずはミュート機能からお試しください。
自分の会社で行われていることを全て把握できるのが理想ではありますが、私達には時間的にも思考能力的にもそんなリソースはありません。
仕事と同様、チャンネルにも優先順位をつけて、重要な範囲に集中してみてください。
同じトピックの会話が新規投稿されることで遡れない & 投稿が流れ過ぎる問題
複数人がチャンネルに入って報告や相談をしていれば投稿が流れるのは当然のことですが、あるトピックについての話題をスレッドではなく新規で投稿していると、投稿が必要以上に流れてしまいます。
＜どんな問題が起こるか？＞
- あるトピックについての会話を遡るのが難しくなってしまいます。
- 別の投稿を見逃すリスクが高まります。「ちゃんとメンション付けられていたけど見落としていた…」はこれが原因かもしれませんね！
＜どうすべきか？＞
- 同一トピックについての会話は原則、スレッド形式でコミュニケーションするようにしましょう。
- その上で、決定事項や重要な情報のみを「□ 以下にも投稿する：#チャンネル名」にもチェックを入れて全体周知すると良いでしょう。
Slackのスターで個人タスク・ピン留めでチームのタスクを管理する問題
一時的なメモや、種類によってはそれがベストな場合はありますが、全てのタスク管理でその運用が適しているのかは考える必要があります。
Slackはあくまでコミュニケーションツールであってタスク管理ツールではないので、タスクの担当者、期日、優先順位などは設定できません。
＜どんな問題が起こるか？＞
- 何に優先して取り組むべきかがわからない。誰かから「これが優先です！」と教えてもらってはじめてわかる。（優先順位を考慮できていない）
- 依頼主から突っつかれるまで対応できない。（優先順位付け無し、期日の低視認性のコンボか）
＜どうすべきか？＞
- 餅は餅屋へ、タスク管理はタスク管理ツールへ移行しましょう。個人的なおすすめは Trello
ですが、 Todoist でも
Asana でも何でも良いと思います！
- 運用的には、タスク管理ツールで新規作成しSlackで知らせる、というのが良いかと思います。
全てのタスクを「やった方が良い」のは間違いありません。
が、やはり私達が使える時間は限られていて、恐らく全てのタスクを時間内に終えることは難しいのです…
そのため、優先順位が上のタスクから、期日に間に合うよう対応していく必要があります。
（優先順位が低いタスクなら、期日から遅れてもさほど問題にはならないはずです）
上記を適切に管理するためにはやはり何らかのツールがあると、もっと便利になると思います。
重要な共有・永続的なルールがサラッと共有される問題
大勢が入っているチャンネル等で、重要な共有・永続的なルールがテキスト形式で展開されることがあるかと思いますが、これも問題があります。
＜どんな問題が起こるか？＞
- あとから探しにくい。
- その時間・その日出社してない人が見逃すリスクがある。
- そういった情報共有は大抵長文になるので、単純に見にくい。
＜どうすべきか？＞
- ドキュメンテーションツールに専用スペースを設けて共有事項を記載した上で、そのURLと概要をSlackに流しましょう。
- Confluence や、Google Site & Google docsの組み合わせで実現できると思います。
- そうすることで、見逃した人や欠席していた人も「ここを見れば分かる」状態になるのでキャッチアップ & 徹底が容易になりますね！
スレッドの議論が超長いな問題
ややこしい問題について議論していると、あっという間にうん十スレッドまで延びていたりしますよね。
＜どんな問題が起こるか？＞
「だからどんな問題が起きるか？」というよりは、その状況そのものが問題ですので項目は省略します。
＜どうすべきか？＞
- 全てのコミュニケーションをSlackで解決しようとせず、ややこしい問題・複雑な話は、関係者で集まってMTGを開いちゃいましょう。Zoomで10分くらい話すだけでも十分かもしれません。
DM（ダイレクトメッセージ）・プライベートチャット多い問題
これは非常に有名で対処もなかなか難しい問題ですね。
確かにDMやプライベートチャットの方が適している話題はありますが、給与・待遇・個人のセンシティブな内容・ID/PASSの連絡・ランチの相談くらいじゃないかなぁと思います。
＜どんな問題が起こるか？＞
- 仕事の依頼や相談がプライベートな空間で行われた場合
- マネージャーが全体を把握できず、全体の負荷、ボトルネックの検知が遅れます。また、当然ながら把握できていない部分はカイゼンの対象になりませんので全体最適を阻害します。
- 非公式の謎の指示系統が発生し、「誰に確認するべきか？」が曖昧になります。
- その会話の中で得られた知見が個人止まりになり、チーム全体としての成長を阻害します。
- 一部メンバーで議論した内容も、結局はチームへ展開されると思いますので、二度手間になることと、伝言ゲームになって情報の正確さが落ちます。
- DMを受け取った人が休みや一時離席している場合、返信がその分遅れ、仕事が止まります。
- 含まれていない人の知見を活用できなくなります。
＜どうすべきか？＞
- パブリックなチャンネルでお話しましょう。
- 「チャンネルは色んな部署の人がいるけど話したい人は一部なんだよね…」という場合は、チャンネルを分割する頃合いのサインです！
- 説明のためにこのブログのリンクを共有していただいても良いかもしれません。
常時（メンションの度）Slackをチェックしてしまう問題
これも、人によってはその必要がある方はいるかもしれませんが、やはり通常であれば「常時」のチェックは避けた方が良いです。
＜どんな問題が起こるか？＞
- メンションの度にコンテキストスイッチが発生し、本来の自分の仕事の生産性がガタ落ちします…！
＜どうすべきか？＞
- Slackの環境設定 > 通知 > 通知のタイミング を思い切って「なし」にしてみましょう
- 「なし」にしても、チャンネルごとにバッジは表示されますので、自分の作業が一区切りついたときなどに確認できるようになります。
- 「なし」にしても、チャンネルごとにバッジは表示されますので、自分の作業が一区切りついたときなどに確認できるようになります。
即時反応しないと困るメンションなんて、実はほとんど無いものです。 （稀にあるのですが、それは次の項目で述べます）
チャットツールを導入しようとしたことがある方なら分かると思いますが、「口頭相談による割り込みを無くしたい」という思いが、元々やりたいことの一つとしてあったのではないでしょうか？
常時確認していたら、割り込みが口頭からテキストベースに変わっただけで、割り込み自体は健在！なんて悲しいことになりますよね…
緊急な連絡がSlackのみ問題
「至急〜」という内容なのに、チャンネルでメンションされただけということは稀にあるかと思います。見に覚えがある方もいるのではないでしょうか。
＜どんな問題が起こるか？＞
- Slackの向こうでは、受け取る人が常に確認できる状態であるとは限りません。（MTG中、仕事に集中して気づかない、離席中etc）また、これまで説明してきたような問題のコンボが決まって見落としてしまうケースも考えられます。
＜どうすべきか？＞
- 本当に至急であれば、Slackで伝えた上で、確認すべき人を捕まえて、確実に見てもらえる状態まで持ち込みましょう。これが徹底されるだけで地味に初動の対応に差が付きます。
最後に
ここまで、「こんな問題あるからこうした方が良いよ」ということをお伝えしてきましたが、決してSlackというツールに非があるわけではありません。
Slackは非常に素晴らしいツールですし、私は個人的に超大好きなツールの一つです。*2
はさみや包丁と同じように、便利なものは「いかに使うか」が重要になります。
みなさんが本来の仕事に集中できるようにするためには、円滑なコミュニケーションが必要です。
円滑なコミュニケーションを行える状態にするために、良ければ本記事の内容を参考にしていただけると幸いです。
*1:コンテキストスイッチについてはこちらをご覧ください。 tech.unifa-e.com
*2:他にはGoogleフォトなんかも愛していて、僕より写真動画のアップロード数が多い人はそんなにいないんじゃないかと思うレベルです。
