気がつけばいつの間にか12月に入っており、見渡せばどこもかしこもクリスマスモードですね。
初めまして。ディレクターの木曽です。 今回は、過去（ユニファ入社以前の会社）に自分が行った社内の業務効率化について失敗したなと思うことがあったので、振り返ってみたいと思います。
何をやったか
これまで手作業＆目視確認というワークフローで行なっていた業務を、GoogleAppsScriptと元々社内で用意されていたAPIを使用した自動化ツールを作成することで、作業の大部分を自動化しました。 それにより、オペレーションミスのリスクを下げ、作業工数を減らすことができました。
何を失敗したか
オペレーションミスのリスクを下げ、作業工数を減らすことができたため、「業務効率化」については成功したと思っています。
明らかに作業も楽になるし、ミスも減らせるツールを作った！と自負していたため、他のメンバーにも歓迎されるものとばかり思っていたのですが、いざ自動化ツールを展開した際、自分が予想していた以上にやり方を変えることへの反発があることが判り、進め方をもう少し工夫すればよかったと反省しました。
なぜ進め方を失敗してしまったか
チーム内の反応は２つに分かれており、その手があったか！と歓迎してくれる人と、そうではない人がいました。 業務効率化ツールに抵抗を持った人たちに話を聞くと下記のような意見が出てきました。
- これまでのやり方の方が慣れ親しんでいるので安心
- 技術的なことはよくわからないからプロダクト自体に不安
- 仕組みが理解できないから知らないワードが出てきた時点で拒絶
- やり方が変わることで、一時的に作業工数が増えることが不満
- そもそもそのツールで課題が解決できるのかわからない
- これまでのやり方のどこに課題があるかわからない
歓迎してくれた人と、そうではなかった人との大きな違いは、やり方を変えることへの抵抗もありますが、一番は「課題を課題として認識しているか」というところだったように思います。
どう進めればよかったと思うか
いくらメリットを伝えても、そもそもそこに課題を感じていない人にはそのツールで課題が解決できるのか？という疑問が残ったことから、課題に対しての共通認識を持つということが最も重要だったのではないかと思いました。
課題を共通認識するためには、作業工程ごとに「何をやるのか」それは「何のためにやるのか」「どの状態になっていればOKとみなすか」を一つずつ洗い出し、そのあとに「どこにどれくらい時間がかかるのか」「どこでミスをするリスクがあるのか」を整理することで、課題を課題として共通認識できたのではないかと思います。
さらに、その作業工程ごとにツールの機能を照らし合わせ、最終的なメリットを提示できれば、もう少し心理的ハードルを下げることができたのではないかと思っています。
まとめ
自分の感覚と、すぐに理解してくれる人たちだけを巻き込んで進めるのではなく、実際にツールを使う現場の人たちに寄り添った進め方をすることが大事だと思いました。 この経験は、ユニファのサービスを保育の現場に取り入れてもらう際にも役立つのではないかと思っています。
