ユニファ開発者ブログ

ユニファ株式会社プロダクトデベロップメント本部メンバーによるブログです。

社内オペレーション進捗管理をKintone化したお話

この記事はユニファAdvent Calendar 2022の7日目の記事です。

adventar.org

皆さんこんにちは。 Advent Calendar 2022のゲストとして参加させていただきました。 システム企画課の鄭(ジョン)です。 初ポストのテーマとしては色々考えてみましたが、業務改善のひとつとして行った進捗管理のKintone化についてお話できればと思います。

そもそもオペレーションの進捗管理ってなに?

あるお客さんからユニファのサービスを契約することになりました。 そこでお客さんがそのサービスを利用するまでに必要な作業が済んでいるかを確認する作業になります。 つまり、お客さんがサービスを利用できる状態に準備できているか?(初期設定)・物を送っているか?(物流)・必要なレクチャーはしたか?等々を 利用開始日に合わせて作業・確認・管理することです。

AS-IS

今まではこの作業をスプレッドシートで行いました。 毎日更新されるデータを手動でエクスポート・インポートしながらスプレッドシートに貼り付け、 各担当者がそれぞれ更新されたスプレッドシートの内容を確認しながら作業を進めました。 ここで大きな課題に上がってきたの次の問題でした。 「1. 毎日の手動エクスポート・インポート作業、2. スプレッドシートの容量関係によるメンテナンス作業、3. 複数人の操作で誤操作リスク、4. 修正履歴の確認が難しい」 この課題を解決する為に、既存社内システムで使っていたAsteria連携の追加・Kintoneよりデータを保持する方針で業務改善を行うことになりました。

TO-BE

これが業務改善後の今の流れです。データ更新の自動化、サービス毎に情報を分けてKintoneに保存することでメンテナンスの簡略化、 各担当者は担当サービス領域の更新作業、更新履歴はKintone提供の機能で課題が解決しました。

運用が始まってから

新しく進捗管理をKintone化することと共にKintoneのアプリ改修権限を各担当者に付与しました。 自動化については連携の改修が必要なので難しいですが、簡単な項目については各担当者から必要な改修を実施、システム活用の向上を考えています。 今のところ大きな問題なくみなさんから使われていることに感謝しています。

おわりに

技術のところはあんまり触れてないですが、ユニファのシステム企画ではこんな仕事してます~の内容が少しでも伝わったら嬉しいです。 今も当時の状況では難しかったこと(工数、運用、機能問題・・原因は色々)も改めて確認しますと新しい方法に気づき 「こんな方法でできない?、ここを少し変えたらできない?、この前追加した機能で網羅できそう?」と議論しながら 楽しく前に進めています。

*イメージ素材

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